Wat zet je in algemene voorwaarden

2 juli 2018

Als bedrijf is het handig om met algemene voorwaarden te werken. Waarom? Je legt hier bepaalde dingen in vast zodat, op het moment er onenigheid is, je hier op kunt terugvallen. Algemene voorwaarden zijn algemeen. Het document moet zo zijn opgesteld dat het voor elke overeenkomst kan gelden. Maar wat zet je er nu in?

Definities

Vaak begin je met een kopje definities. Hier kun je in ieder geval uitleggen hoe jij jezelf als bedrijf noemt (bijvoorbeeld ondernemer, opdrachtnemer of ik) en hoe jij je klant noemt (bijvoorbeeld: klant, cliënt of opdrachtgever). Deze lijst ga je aanvullen wanneer je de voorwaarden volledig hebt opgesteld. Er kunnen namelijk meer woorden zijn die uitleg nodig hebben.

 

Wat je ook kunt doen is het woord overeenkomst uitleggen en aangeven welke begrippen hier allemaal onder vallen. Dit kun je ook doen met de woorden dienst en product. In sommige gevallen is het zelfs handig om je diensten op te splitsen. Sommige artikelen gelden bijvoorbeeld alleen voor individuele coaching en andere artikelen juist voor groepscoaching.

Overeenkomst

Een volgende stap is het uitleggen wanneer er tussen jou en je klant een overeenkomst tot stand komt. Gebeurt dit wanneer jullie telefonisch een gesprek hierover hebben gehad, moet het verplicht via de mail of stuur jij een offerte die de klant moet accepteren. Je bent hier vrij in om te kiezen, maar mijn advies is om het altijd vast te leggen op papier. Dit kan natuurlijk gewoon via de mail en hoeft niet heel ingewikkeld te zijn. Zorg dat hier duidelijk de opdracht in staat omschreven.

Betaling

Zorg ook dat er in je voorwaarden is opgenomen hoe jij de bedragen communiceert naar je klant; exclusief of inclusief btw. Het is gebruikelijk om exclusief btw te gebruiken wanneer je werkt met ondernemers en inclusief wanneer je werkt met particulieren. Daarnaast is het ook verstandig om de betaaltermijn te benoemen. In het geval jij niks op de factuur hebt staan, geldt de termijn die je hebt genoemd in je algemene voorwaarden. Leg ook uit wat er gebeurt wanneer je klant niet betaalt.

Kleine greep

Dit zijn slecht 3 punten die je kunt opnemen in je algemene voorwaarden. Er zijn natuurlijk veel meer dingen die je kunt benoemen zoals aansprakelijkheid, intellectueel eigendomsrecht, overmacht, klachtenafhandeling en annulering en opzegging.

 

Bedenk goed welke onderwerpen van belang zijn voor jouw bedrijf. Zorg ook dat dit aansluit bij de manier hoe jij werkt en hoe je wil omgaan met je klanten. Neem niet klakkeloos voorwaarden over van een ander. Zo voorkom je dat je voorwaarden niet compleet zijn.